Aydın Adnan Menderes Üniversitesi
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

1. AMAÇ

Üniversitemiz  Eğitim-Öğretim faaliyetlerinin çağdaş  teknolojik imkanlar kullanılarak etkin ve verimli bir şekilde yürütülebilmesi için ;  Öğrencilerinin,  Akademik ve İdari Birim ve  Personelinin Yazılımsal, Donanımsal ve İnternet Teknolojileri alanlarındaki gereksinimlerini tasarım/geliştirme/temin/servis desteği şeklinde karşılamak ve kullanımını yaygınlaştırmak amacıyla ilgili süreçlerini  gerçekleştirmek  için  izlenecek yolu,  gerekli kuralları  tanımlamak ve  sorumlulukları belirlemektir.

2. UYGULAMA  ALANI / KAPSAMI

    Bu  prosedür  Bilgi İşlem Daire Başkanlığı  biriminde , Yazılım Geliştirme ve Donanım-Teknik Servis Hizmetleri ile yazılımsal/donanımsal hizmet temin süreçleri kapsamında kullanılan,  dökümante edilmiş olan alt süreçlerini yürütmek üzere,  madde 3.0 da belirtilen sorumlular aracılığı ile   uygulanır.  

3. SORUMLULUKLAR

• Bilgi İşlem Daire Başkanı
• İlgili Şube Müdürleri

4. TANIMLAR

• Yazılımsal/Donanımsal Talep  : Yazılımla ilgili  gereksinim duyulan her  türlü program, otomasyon, yazılım projesi  ve donanımla ilgili bilgisayar / çevre birimleri/ ağ yapılanması  ile bunların kurulumu,  servis desteğinin verilmesi ve ilgili temin süreçleri.

5. PROSEDÜR 

Aşağıdaki prosedür detayı ‘madde 2.0 Uygulama Alanı’nda tanımlanmış  ve dökümante edilmiş olan             ‘S.1211 Bilgi İşlem Hizmetleri Süreci’  içindeki tüm süreçlere uygulanır.

1. Yazılımsal/Donanımsal  Gereksinim  Talebinin Alınması / Tespit Edilmesi
   • Akademik-İdari Birim-Personelin  ve/veya  Öğrencileri  Yazılımsal/Donanımsal   ihtiyaçları

        tespit edilir  ve/veya talepte bulunurlar.

• Yazılım servis desteği talebi yapacak  birim personeli   ‘ F.1211.1.1 Yazılım Servis-Hizmet Talep STF Formu ’ nu, Donanım servis talebi yapacak  birim personeli   ‘ F.1211.1.2 Donanım Servis-Hizmet Talep STF Formu ’ nu intranet otomasyonu web  sayfası  http://www.adu.edu.tr/yazilim veya http://www.adu.edu.tr/donanim   adresi üzerinden  “Talepte  Bulunan  Birim/Personel Tarafından Doldurulacak”  kısmına  isteklerini doldururlar,  çıktı alarak imzalar/imzalattırır   Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’na ayrıca iletirler.  
•  STF Formunu İntranet otomasyonu  üzerinden doldurabilmeleri,  veri girişi yapabilmeleri  için ilgili otomasyonun tamamlanması gerektiğinden geçici olarak boş form çıktısı alarak üzerinde elle dolduracaklardır). 
• Formun yetersiz kalması  durumunda  resmi yazı ile başvurabilirler.  Bu durumda yazılım servis personeli yine ilgili STF  formu , talep yapan birim adına dolduracak  gerekli imzaları servis bitiminde tamamlattıracaktır.

1. Alınan Yazılım/Donanım  Gereksinim  Talebinin Değerlendirilmesi
   • Alınan yazılım servis talebi Bilgi İşlem Şube Müdürü tarafından (gerektiğinde Daire Başkanının ve kendine bağlı personelin de fikrini alarak) yapılabilirlik açısından değerlendirilir.
   • Değerlendirme sonucu olumsuz ise gerekçeli  resmi ret yazısı talebi yapan birime gönderilir.
   • Değerlendirme sonucu  olumlu ise gereken servis desteği ‘1211.1.2 Yazılım Servis Hizmetleri Süreci’ne veya 1211.2.1.1 Donanım Servis-Bakım-Onarım Hizmetleri Süreci ‘ne göre   Bilgi İşlem Daire Başkanı’nın kontrol ve koordinesinde ,  bağlı şube müdürlükleri ve ilgili personeli    tarafından sağlanır.

1.  Yazılım/Donanım Gereksinim  Talebinin Yerine Getirilmesi
   • Değerlendirme sonucu olumlu ise ;
   • Yazılım geliştirme talebi ise  PR.1211.1.1 Yazılım-Proje Geliştirme Prosedürü  ve  ‘ T.1211.1.1 Yazılım-Proje Geliştirme Talimatı’na göre 
   • Yazılım servis talebi ise  1211.1.2 Yazılım Servis Hizmetleri Süreci’ne
   • Yazılım temin talebi ise  S.1211.1.2 Yazılım-Hizmet Temin Süreci ‘ne
   • Donanım servis talebi ise  PR.1211.2.1 Donanım Servis-Bakım-Onarım Hizmetleri Prosedürü ve  S.1211.2.1 Donanım Servis-Bakım-Onarım ve Temin  Hizmetleri Süreci ‘ne
   • Donanım ağ ve altyapı kurma talebi ise  PR.1211.2.2 Ağ  ve Altyapı Sistemleri Kurma-Geliştirme Prosedürü  ve S.1211.2.2.  Ağ  ve Altyapı Sistemleri  Kurma-Geliştirme Süreci ‘ne göre talepler işleme alınır, uygulanır ve yerine getirilir.
   • Yerine getirilen/çözümlenen  yazılım/donanım servis talebiyle ilgili yapılan işlemler ilgili  yazılım/donanım   personeli tarafından  ‘ F.1211.1.1 Yazılım Servis-Hizmet Talep STF Formu ’ / F.1211.2.1 Donanım Servis-Hizmet Talep STF Formu- yine  intranet otomasyonu web  sayfası  http://www.adu.edu.tr/yazilim  / http://www.adu.edu.tr/donanim   adresi üzerinden “Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Yazılım/Donanım Personeli Tarafından Doldurulacak”  kısmına  yapılan işlemleri doldururlar, çıktı alarak imzalar, servis hizmetini alan birimin personeline/amirine imzalattırır  ve  Bilgi İşlem Şube Müdürü’ne  iletirler/iletmek üzere arşivlerler.
   • STF Formunu intranet otomasyonu üzerinden doldurabilmeleri ,  veri girişi yapabilmeleri için ilgili otomasyonun tamamlanması  gerektiğinden geçici olarak  talepte bulunan birimin  elle  doldurduğu ve imzalı olarak ulaştırdığı  form üzerinde veya  servis yapan personelin talep yapan birim adına doldurduğu  form üzerinde elle dolduracaklar , ilgili birim imzalarını  tamamlattıracaklardır.   

1. Yazılım/Donanım Gereksinim  Talebiyle  İlgili  Birim Personeli  Tarafından Yapılması Gerekenler

1. Talepte Bulunan Birim/Personelin Yazılım/Donanım Talebiyle İlgili Son Durum Bilgilerini İzlemesi
   • Talebi yapan birim/personeli   yazılım talebleriyle  ilgili intranet  otomasyonu  http://www..adu.edu.tr/yazilim / http://www.adu.edu.tr/donanim      adresi üzerinden Yazılımsal/Donanımsal taleple ilgili son-durum sorgulaması yapabilirler.

6. İLGİLİ DÖKÜMANLAR

           ( Ek-Liste L.1211 )

                                        BİLGİ İŞLEM  ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

1. F.1211.1.1 Yazılım Servis-Hizmet Talep STF Formu 
2. PR.1211.1.1 Yazılım-Proje Geliştirme Prosedürü
3. PR.1211.1.2 Yazılım Servis Hizmetleri Prosedürü
4. PR.1211.0.1 Multimedya Tasarım ve Servis Hizmetleri Prosedürü
5. S.1211.1.1 Yazılım-Proje Geliştirme Süreci
6. S.1211.1.2 Yazılım Servis Hizmetleri Süreci
7. S.1211.1.2 Yazılım-Hizmet Temin Süreci
8. S.1211.0.1. Multimedya  Tasarım ve Servis Hizmetleri Süreci
9. S.1211.0.2. Web  Tasarım ve Servis Hizmetleri Süreci
10. T.1211.1.1 Yazılım-Proje Geliştirme Talimatı
11. F.1211.1.2 Yazılım-Proje Geliştirme İş Emri ve İzlem Formu
12. F.1211.1.4 Yazılım-Proje İş Bitirme-Teslim Formu
13. F.1211.1.1 Yazılım Servis-Hizmet Talep STF Formu 

TEKNİK DESTEK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

1. PR.1211.2.1 Donanım Servis-Bakım-Onarım Hizmetleri Prosedürü
2. S.1211.2.1 Donanım Servis-Bakım-Onarım ve Temin  Hizmetleri Süreci
3. F.1211.2.1 Donanım Servis-Hizmet Talep Formu-STF
4. PR.1211.2.2 Ağ  ve Altyapı Sistemleri Kurma-Geliştirme Prosedürü