ADU Menu
Arşiv Belgelerinin Hazırlanması ve Devir İşlemleri
1) Dosya/klasör şeklinde oluşturulan kararlar ve ekleri aşağıda belirtilen uygunluk kontrolünden geçirilir; eksikleri varsa tamamlanır.
a) Kararlar ve kararlara ait ekleri, yıl ve karar sıra numarasına göre bir sıra takip etmelidir. Belgeler, böyle bir düzene sahip değilse:
Aynı yıla ait kararlar ve ekleri bir araya getirilir,
Her bir karara ilişkin belgeler ve eklerinin küçük tarihten büyük tarihe doğru tarih sıralaması yapılır,
Bu işlemi takiben kararlar; küçük numaralı karardan büyük numaralı karara göre sıralanır,
b) Belgeler; küçük numaralı kararlar ve ekleri en altta olacak şekilde klasörlere yerleştirilir.
c) Klasör üzerine dosya içeriğine uygun olarak klasör etiketi konur.
d) Yıpranmış klasörler ve içindeki dosyalar yenileri ile değiştirilerek etiketlenir.
e) Dosyalama işlemi tamamlanan klasörler, oluşturulan düzenine uygun olarak “Arşiv Belgesi Devir-Teslim ve Envanter Formu”na kaydedilir.
f) Bu işlemler, her bir seri için (Senato, Yönetim Kurulu, Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu vb) ayrı ayrı yapılır.
2) İşlemleri tamamlanan ve “Arşiv Belgesi Devir-Teslim ve Envanter formları” hazırlanarak devredilecek duruma gelen klasörler; belirlenen tarih aralığında Genel Sekreterlik Arşiv Şube Müdürlüğüne tutanak ile teslim edilir.
3) Envanter formları üst yazısı ile beraber EBYS üzerinden Arşiv Şube Müdürlüğüne iletilir.
4) Hazırlanan klasörler, varsa kararlara ilişkin özel tutulmuş kayıt defterleri ve dijital kopyaları ile birlikte devredilir.