Arşiv Belgelerinin Hazırlanması ve Devir İşlemleri
1) Dosya/klasör ÅŸeklinde oluÅŸturulan kararlar ve ekleri aÅŸağıda belirtilen uygunluk kontrolünden geçirilir; eksikleri varsa tamamlanır.
a) Kararlar ve kararlara ait ekleri, yıl ve karar sıra numarasına göre bir sıra takip etmelidir. Belgeler, böyle bir düzene sahip deÄŸilse:
Aynı yıla ait kararlar ve ekleri bir araya getirilir,
Her bir karara iliÅŸkin belgeler ve eklerinin küçük tarihten büyük tarihe doÄŸru tarih sıralaması yapılır,
Bu iÅŸlemi takiben kararlar; küçük numaralı karardan büyük numaralı karara göre sıralanır,
b) Belgeler; küçük numaralı kararlar ve ekleri en altta olacak ÅŸekilde klasörlere yerleÅŸtirilir.
c) Klasör üzerine dosya içeriÄŸine uygun olarak klasör etiketi konur.
d) Yıpranmış klasörler ve içindeki dosyalar yenileri ile deÄŸiÅŸtirilerek etiketlenir.
e) Dosyalama iÅŸlemi tamamlanan klasörler, oluÅŸturulan düzenine uygun olarak “ArÅŸiv Belgesi Devir-Teslim ve Envanter Formu”na kaydedilir.
f) Bu iÅŸlemler, her bir seri için (Senato, Yönetim Kurulu, Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu vb) ayrı ayrı yapılır.
2) Ä°ÅŸlemleri tamamlanan ve “ArÅŸiv Belgesi Devir-Teslim ve Envanter formları” hazırlanarak devredilecek duruma gelen klasörler; belirlenen tarih aralığında Genel Sekreterlik ArÅŸiv Åžube MüdürlüÄŸüne tutanak ile teslim edilir.
3) Envanter formları üst yazısı ile beraber EBYS üzerinden ArÅŸiv Åžube MüdürlüÄŸüne iletilir.
4) Hazırlanan klasörler, varsa kararlara iliÅŸkin özel tutulmuÅŸ kayıt defterleri ve dijital kopyaları ile birlikte devredilir.
webtasarım - 2024 © - ADÜ Bilgi İşlem Web Tasarım Grubu
