Yazı - Kurul İşleri Müdürlüğü

Yapılan İş ve İşlemler

Birimde rutin olarak Rektörlük kurum dışından gelen evrak kayıtları, RektörlüÄŸün diÄŸer kurum/kuruluÅŸ/kiÅŸilerle yazılı iletiÅŸimi ile üniversite üst kurullarında alınan Senato, Yönetim Kurulu, Disiplin Kurulu kararların yazımı, dağıtımı ve saklanması,   KEP iÅŸlemleri, EBYS sistem yöneticiliÄŸi ve EBYS programının kullanılmasında birimlere rehberlik iÅŸlemleri yürütülmektedir.

Üniversitemizde 4 Ocak 2016 tarihinden itibaren “Elektronik Belge Yönetimi, ArÅŸiv ve  Elektronik Ä°mza Uygulaması’na geçilmiÅŸ ve kullanılmaya devam edilmektedir.

Bu kapsamda;

• Üniversitemiz bilgi, belge ve doküman alışveriÅŸinin hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini saÄŸlamak,
• Üniversitemiz EBYS sistemine birimlerden, kamu kurum kuruluÅŸları veya gerçek ve tüzel kiÅŸilerden gelen evrakların kayıt iÅŸlemlerinin, ilgili birimlere ve yöneticilere sevkinin yapılması,

Kurum yazışmalarının elektronik ortamda yürütülmesine yönelik olarak yetki, sorumluluk, iÅŸ akışı ve evrak süreçlerinin tanımlanması, standartlaÅŸması ve evrak akışının etkili hale getirilmesini saÄŸlayacak çalışmaların yapılması,

• EBYS Programının etkili kullanılmasına ve geliÅŸtirilmesine yönelik çalışmaların yürütülmesi, form tasarım ve uygulama süreçlerinin geliÅŸtirilmesi ve istatistik iÅŸlemlerine yönelik raporlama sistematiÄŸinin oluÅŸturulması,
•  PTT’den kurum için KEP adresi alınmış, EBYS sistemine KEP Entegrasyonu yapılarak kurum dışı gelen ve giden evraklar kep sistemi üzerinden çıktı alınmadan gönderilmesi/alınması,
• Kurumumuzda yeni açılan birimler, yeni atanan kiÅŸiler ve mevcut kullanıcılara ait kiÅŸisel bilgilere ait verilerin  EBYS de güncellenmesi,
• EBYS sisteminde üç kiÅŸi tarafından sistem yöneticiliÄŸi ve EBYS programının kullanılması konusunda  birimlere rehberlik yapılmaktadır.

Ayrıca;

• Üniversitemiz ve tüm birimleri tarafından yapılan  resmi yazışmaların ve onayların; Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile bu kapsamda hazırlanan Yönergemize uygun olarak yürütülmesinin ve uygulama birliÄŸinin saÄŸlanması,
•  Üniversitemizde belgenin hazırlanma, imzalanma, iletilme ve saklanma süreçlerinin elektronik ortamda yürütülmesi,
• Üniversite akademik ve idari organizasyon ÅŸemasının periyodik olarak güncellemesini yaparak, web sayfasında da gerekli düzeltmelerin yapılmasının saÄŸlanması,
• Genel Sekreterlik faaliyet raporunun hazırlanması,
• Üniversitemiz Stratejik Plan ve DeÄŸerlendirme Raporu ile ilgili deÄŸerlendirme tablolarından Genel SekreterliÄŸin sorumluluÄŸunda olanların hazırlanması,
• YükseköÄŸretim Kurulu BaÅŸkanlığı tarafından veya Üniversitemiz Senatosu  tarafından onaylanan yönetmeliklerin mevzuata uygun hale getirilmesi ve Resmi Gazete’ de yayımlanmak üzere CumhurbaÅŸkanlığına gönderilmesi,
• Genel Sekreterlik kadrosunda bulunan  personelin izinlerinin takip edilmesi, hastalık onaylarının alınması, Personel Daire BaÅŸkanlığı'na ve ilgili birimlere bildirimlerinin yapılması PERBÄ°S’e iÅŸlenmesi,
• Rektör, Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcılarının yazışmaları, vekalet ve görevlendirme evraklarının hazırlanması,
• Üniversite üst kurulları olan Senato, Yönetim Kurulu, Disiplin Kurulu toplantılarının organize edilmesi, kararların yazılması, birimlere dağıtımı, korunması ve saklanması,

            vb. iÅŸ ve iÅŸlemler yürütülmektedir.