Hukuk Müşavirliği - Aydın Adnan Menderes Üniversitesi

PROTOKOLLER

Üniversitemizin Taraf Olacağı Protokollere İlişkin Değerlendirmeler

Üniversitemiz ilgili birimlerince imzalanacak protokollere ilişkin Müşavirliğimizce hazırlanan aşağıdaki değerlendirmeler, imzalanacak protokollerde yol göstermeyi amaçlamaktadır. Aşağıdaki değerlendirmelerin protokol metni hazırlanırken dikkate alınması hem hazırlık sürecini hem de Müşavirliğimizden görüş alma aşamasını hızlandıracağı öngörülmektedir.

Ayrıca protokollerin imzalanması sürecinin, Yazı ve Kurul İşleri Müdürlüğü’nün “Üniversitemizin Taraf Olacağı Protokollerde Uyulacak Usul ve Esaslar” konulu 15.11.2024 tarih ve 640534 sayılı yazısında yer alan esaslara göre yürütülmesi gerekmektedir.

1. Taraflar

Taraflar belirtilirken Üniversitemizin ismi “Aydın Adnan Menderes Üniversitesi” şeklinde tam olarak yazılmalı ve protokolün tarafı olan Üniversitemizde protokol çerçevesinde yapılacak faaliyetlerin muhatabı olacak birim de ayrıca zikredilmelidir. Karşı taraf devlet kurumu ise DETSİS, şirket ise MERSİS veya Vergi Dairesi ve Vergi No yahut kayıtlı oldukları sicile göre sicil numaraları mutlaka belirtilmelidir.

2. Protokolün Konusu, Amacı ve Kapsamı

Protokolün konusu, amacı ve kapsamı herhangi bir tartışmaya yer bırakmayacak şekilde açıkça ifade edilmelidir.

3. Protokolün İmzalanmasında Dayanılan Kanuni Düzenlemeler

Protokolün hangi mevzuat kapsamında hazırlandığı, hangi kanuni düzenlemeden hareket edilerek imzalanmasının değerlendirildiğine yer verilmelidir. İlgili kanuni düzenlemelerin ismi tam olarak ve varsa sayısı ve tarihi ile zikredilmelidir.

4. Tarafların Yükümlülükleri

Tarafların yükümlülükleri, ayrı maddeler halinde, herhangi bir şüpheye yer bırakmayacak şekilde madde madde ve açıkça ifade edilmelidir.

5. Protokolde Değişiklik Yapılması

Protokolde değişiklik yapılması usulünün protokolün imzalanması usulü ile aynı olacağı belirtilmelidir. Herhangi bir değişiklik gerektiğinde, ilgili birim bu değişikliği, protokol ilk kez imzalanırken uygulanacak prosedürleri uygulayarak yapmalıdır. Buna göre tarafların üzerinde anlaştığı değişiklik önerisi görüş için Müşavirliğimize gönderilmeli, ardından da ilgili prosedür gereğince protokolü imzalayan makama bu görüş ile birlikte arz edilmelidir.

6. Protokolün Süresi

Protokolün ne zaman başlayacağı ve ne zaman biteceği ya tarih olarak açıkça belirtilmeli yahut belirlenebilir şekilde ifade edilmelidir.

Örneğin:

Protokol 01.01.2024-31.12.2024 tarihleri arasında geçerlidir.

Veya;

Protokol imzalandığı tarihten itibaren 1 yıl geçerlidir.

7. Protokol Süresinin Uzatılması

Protokolün belirlenen sürenin sonunda sona ereceğinin açıkça belirtilmesi gerekmektedir. Sürenin bitiminden sonra protokolün devam etmesi isteniyorsa, yeniden protokol imzalama sürecinin takip edilmesi ve yeni bir protokol imzalanması gerektiği değerlendirilmektedir.

8. Protokol Devir Yasağı

Protokolde karşılıklı hak ve yükümlülüklerin devredilemeyeceğine ilişkin bir maddenin yer alması faydalı olacaktır.

9. Protokolün Sona Ermesi

Protokolün tarafı olan Üniversitemiz bir kamu kurumu olması nedeniyle, ilgili makamlarca gerek duyulması halinde protokolün tek taraflı olarak sona erdirilebileceği hususuna yer verilmelidir. Bu hususun yazılı yapılacağı ve bildirimden itibaren yahut bildirimden belli bir gün sonra yürürlüğe gireceği de düzenlenebilecektir.

10. Gizlilik

Protokol süresince herhangi bir sebeple kamu kurumu olan Üniversitemiz ile ilgili belli bilgi ve verilerin karşı tarafla paylaşılması yahut karşı tarafça öğrenileceğinin öngörülmesi halinde, protokol kapsamında karşı tarafın edineceği tüm bilgilerin gizlilik kapsamında olacağının düzenlenmesi faydalı olacaktır.

11. Tebligat adresleri

Protokolde taraflarının tebligat için adresleri yazılmalı ve bu adreslere taraflarca yapılacak bildirimlerin resmi tebligat olarak kabul edileceği belirtilmelidir.

12. Cezai şart

Üniversitemiz aleyhine yer alacak cezai şart, şart gerçekleştiğinde ödeme yapılmak zorunda kalınırsa “kamu zararı” olarak değerlendirileceğinden dolayı bu isimde yahut bu anlama gelebilecek herhangi bir şart konulmamalıdır.

13. Yetkili Mahkeme

Protokol tarafları arasında çıkacak uyuşmazlıkların çözümünde Aydın mahkemeleri ve icra dairelerinin yetkili olduğu mutlaka belirtilmelidir. Yurtdışından kurumlarla imzalanacak protokollerde bu şart kabul edilmiyorsa en azından -dava takibinin nispeten kolay olacağı- İzmir mahkemelerinin yetkili olacağı belirtilmelidir.

14. Kişisel Veriler

Protokol içeriğinin kişisel verileri kapsaması halinde tarafların kişisel verileri işleme, saklama, depolama ve gizliliğini koruyacağına ilişkin ilgili mevzuata uygun şekilde düzenlemelere yer verilmelidir.

15. Protokolden Kaynaklanan Ödemeler ve Vergiler

Protokol kapsamında tarafların -varsa- karşılıklı yapacakları ödemelere ilişkin prosedür, ilgili birimden görüş alınarak düzenlenmelidir.

Protokolden doğan veya protokol imzalandıktan sonra yapılacak yasal düzenlemelerle doğacak her türlü vergi, resim, harç ve diğer mali yükümlülüklerin karşı tarafa ait olacağı belirtilmelidir.

Bu konuda görüş istenecekse bu görüş Hukuk Müşavirliğinden değil ilgili birimlerden istenmelidir.

16. Protokolde Hüküm Bulunmayan Haller

Protokolde hüküm bulunmayan hallerde nasıl bir yol izleneceği konusunda tarafların başka bir önerisi yoksa konuyla ilgili hukuki mevzuatın kıyasen uygulanacağı hükmüne yer verilmesinin faydalı olacağı değerlendirilmektedir.

17. Protokol Metninin Hazırlanmasında Uyulacak Kurallar

Protokol metni hazırlanırken Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’te yer alan kurallara uygun olması, Türkçe yazım ve imla kurallarına uygunluğu hususuna dikkat edilmelidir.

18. Protokolün Dili

Protokolün başka dilde bir nüshası da olabilir. Fakat Müşavirliğimizden ve ilgili diğer birimlerden görüş istenirken onaylı tercümesinin de gönderilmesi gerekmektedir. Farklı dillerdeki nüshalar imzalanırken Türkçe nüshasının da imzalanması ve protokol nüshaları arasında tercümeden kaynaklanan ihtilaflarda Türkçe nüshanın esas alınacağı hükmüne yer verilmesinin uygun olacağı değerlendirilmektedir.

19. ADÜ İş Birliği Protokol Örneği

Protokollerin aşağıda yüklenen örneğe uygun şekilde düzenlenmesi ve imzaya sunulması gerekmektedir.

Dosya'yi indirmek için tıklayın