Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

Doküman Tanımı Ve Kodlama Talimatı

1.0       TALÄ°MAT

 

1. Bilgi Ä°ÅŸlem Daire BaÅŸkanlığında kullanılan tüm dökümanlar, tanımı yapılmış, kodlanmış, yürürlüÄŸe giriÅŸ tarihleri ve en son güncelleme sayısını gösteren revizyon numaraları ile izlenebilirliÄŸi saÄŸlanacak ve bu özellikler ile dökümanların adlarını sıralayan bir “Doküman Kontrol Listesi” tutulacaktır.

 

1. Doküman Kontrol Listesi, Bilgi Ä°ÅŸlem Daire BaÅŸkanlığı Ä°dari Åžube tarafından oluÅŸturulur, takip edilir.

 

1.3       Doküman Tanımı;      

Her doküman kullanım amacına ve niteliÄŸine göre adlandırılacaktır.

           

PROSEDÜR   T.C. ADNAN MENDERES ÜNÄ°VERSÄ°TESÄ° REKTÖRLÜÄžÜ   BÄ°LGÄ° Ä°ÅžLEM DAÄ°RE BAÅžKANLIÄžI       Sayı BÄ°M-02 Sayfa 1 / 2 Yürürlük 01.08.2001 Revizyon 00 ARIZALI DONANIM BAKIM-ONARIM PROSEDÜRÜ

                       

            Kodlama;

            Her doküman için sayı, sayfa, yürürlük tarihi ve revizyon numarası verilecektir.

 

El Kitabı ve Prosedürlerde Kodlama;

Sayı             : Tüm Bilgi Ä°ÅŸlem Daire BaÅŸkanlığı yapısını kapsadığı için, Bilgi Ä°ÅŸlem Daire BaÅŸkanlığını ifade eden, BÄ°M kısaltması ve tire “-“ iÅŸaretinden sonra kaçıncı prosedür olduÄŸunu gösteren iki basamaktan oluÅŸan sıra numarası yazılmalıdır.El kitabı için sayı “BÄ°M-100” dür.

Sayfa           : Prosedürün kaçıncı sayfası ve toplam kaç sayfa olduÄŸunu gösterir.

Yürürlük      : Prosedürün ilk defa uygulanmaya baÅŸladığı veya herhangi bir revizyona tabi tutulduktan sonra uygulanmaya baÅŸladığı tarihi gösterecektir.

Revizyon     : Bilgi Ä°ÅŸlem Daire BaÅŸkanlığı ve baÄŸlı birimlerinde sistemin iÅŸleyiÅŸini açıklayan veya sistem içinde kullanılan tüm dökümanlarda deÄŸiÅŸiklik yapılması durumunda, o dökümanın en son hali kullanılacak ve dökümanın bu kısmında kaçıncı deÄŸiÅŸiklik olduÄŸu gösterilecektir.

 

 

 

 

 

 

 

Talimat ve DiÄŸer Tüm Dökümanlar Ä°çin Kodlama;

Sayı             : Bilgi Ä°ÅŸlem Daire BaÅŸkanlığı’na baÄŸlı birimler tarafından kullanılan talimat ve diÄŸer dökümanlar için, Bilgi Ä°ÅŸlem Daire BaÅŸkanlığını ifade eden, BÄ°M kısaltması, talimat, form veya diÄŸer dökümanın hangi birimde kullanıldığını gösteren harf

              T          : Teknik Destek Åžube MüdürlüÄŸü

              B         : Bilgi Ä°ÅŸlem Åžube MüdürlüÄŸü

              Ä°          : Ä°dari Åžube

ve tire “-“ iÅŸaretinden sonra aynı özellikte kaçıncı döküman olduÄŸunu gösteren iki basamaktan oluÅŸan sıra numarası yazılmalıdır.

Sayfa           : Dokümanın kaçıncı sayfası ve toplam kaç sayfa olduÄŸunu gösterir.Formlarda sayfa baÅŸlığı kullanılmaz

Yürürlük      : Talimat, form veya diÄŸer dökümanların ilk defa uygulanmaya baÅŸladığı veya herhangi bir revizyona tabi tutulduktan sonra uygulanmaya baÅŸladığı tarihi gösterecektir.

Revizyon     : Bilgi Ä°ÅŸlem Daire BaÅŸkanlığı ve baÄŸlı birimlerinde sistemin iÅŸleyiÅŸini açıklayan veya sistem içinde kullanılan tüm dökümanlarda deÄŸiÅŸiklik yapılması durumunda, o dökümanın en son hali kullanılacak ve dökümanın bu kısmında kaçıncı deÄŸiÅŸiklik olduÄŸu gösterilecektir.

        

2.0       Referans Formlar

Doküman Kontrol Listesi