Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

Dokümanın Yürürlüğe Girmesi Ve Dağıtımı Talimatı

1.0 TALİMAT

1.1 Bilgi İşlem Daire Başkanlığında kullanılan tüm dokümanlar, tanımı yapılmış, kodlanmış, yürürlüğe giriş tarihleri ve en son güncelleme sayısını gösteren revizyon numaraları ile izlenebilirliği sağlanmıştır.

1.2 Bilgi İşlem Daire Başkanlığında yayınlanacak dokümanların (ilk defa yürürlüğe girecek veya daha önce yürürlüğe girmiş ancak revizyona tabii tutulacak tüm dokümanlar dahil) kontrollü bir şekilde yürürlüğe girmesi, dağıtım ve revizyonu Bilgi İşlem Daire Başkanlığı İdari Şube ‘nin sorumluluğundadır. Yürürlüğe girecek bütün dokümanlar Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından “Doküman Tanımı ve Kodlama Talimatı” ‘na uygun olarak kodlanır ve Genel Sekreterlik makamının yapacağı incelemeyle dokümanların yürürlüğe girmesi veya revizyonu sonuçlandırılır. Genel Sekreterlik Makamı gerek gördüğü taktirde yürülüğe girmesi için onay istenen  dokümanı bir başka Daire veya birimin inceleyerek görüş bildirmesini isteyebilir.

1.3 Kalite Dokümanlarının Genel Sekreterlikçe onaylanmış asıl nüshaları Bilgi İşlem Daire Başkanlığı İdari Şube de tutulur. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, bağlı birimleri ve çalışma alanlarında Genel Sekreterlik Makamınca onaylanmış asıl dokümanların, Bilgi İşlem Daire Başkanınca paraf edilmiş nüshaları bulundurulacaktır.

1.4 Bilgi İşlem Daire Başkanlığı İdari Şubesi, yürürlükten kalkan eski dokümanların kullanımının engellenmesi için, Genel Sekreterlik Makamı tarafından onaylanmış dokümanların Bilgi İşlem Daire Başkanınca paraf edilmiş nüshalarını birimlere teslim ederken varsa dokümanın eski nüshalarını geri alır.

1.5 Bilgi İşlem Daire Başkanlığı İdari Şube, yürürlükten kalkan dokümanların tüm nüshalarını tam ve eksiksiz topladıktan sonra, eski nüshaların üzerine “Geçersizdir” ibaresi ile mühürleyerek arşive kaldırmaktan sorumludur.

1.6 Yürürlükteki tüm prosedür ve talimatlar “Doküman Tanımı ve Kodlama Talimatı” ‘na uygun olarak tanımlanmış ve kodlanmış olacak, birimlere dağıtımında asıl dokümanın kaçıncı kopyesi olduğunu gösteren kopya no ve dağıtım tarihi ile dağıtım yapılan birimin ismini içeren “Doküman Kontrol Çizelgesi” kullanılacaktır.Doküman Kontrol Çizelgesine işlenen “kopya no” birime verilen nüshada dokümanın niteliğini belirten tanımlamanın altına (Sağ üst köşe) yazılacaktır.